Ombudsfunctionaris

Functie

Functienaam: Ombudsfunctionaris

Gemiddeld aantal uren per week: 12 uur

Opdrachtomschrijving

Als ombudsfunctionaris vervul je een onafhankelijke en zichtbare rol. Je biedt medewerkers en studenten een laagdrempelig en vertrouwelijk aanspreekpunt bij complexe situaties. Je maakt patronen zichtbaar, bespreekt dilemma’s en adviseert het College van Bestuur gevraagd en ongevraagd over structurele verbeteringen.

De omvang van de opdracht bedraagt gemiddeld 12 uur per week. De omvang kan in de toekomst worden herzien op basis van het aantal meldingen, ontwikkelingen binnen de organisatie en de behoefte aan advisering.

Hoe jij het verschil maakt

Elke medewerker en student kan bij jou terecht om informeel en vertrouwelijk een signaal, dilemma, probleem, melding of klacht te bespreken. Je werkt onafhankelijk, onpartijdig en vertrouwelijk. Je luistert, adviseert over de aanpak van een kwestie, verwijst waar nodig door naar de juiste instantie (bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon, klachtencommissie, leidinggevende of HR), ondersteunt betrokkenen bij het verkennen van mogelijke routes en kunt, indien passend, een bemiddelende rol vervullen. Je doet (gevraagd of uit eigen beweging) onderzoek, rapporteert en doet aanbevelingen gericht op herstel, het voorkomen van ongewenste gevolgen en het voorkomen van herhaling. Je werkt nauw samen met andere functionarissen binnen de meld-, hulp- en klachtstructuren.

Je hebt rechtstreeks toegang tot het College van Bestuur en legt zelfstandig verantwoording af over de uitvoering en de ontwikkeling van de functie.

Jouw taken en werkzaamheden

• Signaleren van en adviseren over terugkerende patronen, structurele knelpunten en systematische tekortkomingen in regelgeving, processen, organisatie-inrichting of onderlinge verhoudingen.

• Adviseren van medewerkers en studenten over het aangedragen signaal, dilemma, probleem, melding of klacht.

• Fungeren als aanspreekpunt voor meldingen van misstanden conform de klokkenluidersregeling, voor zover passend binnen de onafhankelijke rol van de ombudsfunctionaris.

• Adequaat door- of terugverwijzen naar de juiste instanties, primair binnen de organisatie, maar waar nodig daarbuiten.

• Bemiddelen en partijen weer in gesprek brengen binnen daartoe geëigende organisatiestructuren, al dan niet door middel van mediation.

• Opstellen van een jaarlijks verslag over werkzaamheden, signalen, patronen en aanbevelingen.

• Bijdragen aan het jaarverslag sociale veiligheid en welzijn.

• Luisteren, signaleren, adviseren, bemiddelen, verwijzen, onderzoeken, rapporteren en aanbevelingen doen op verzoek of uit eigen beweging over structurele problemen en verbetermogelijkheden.

• Zorgvuldig handelen in situaties met zowel medewerkers als studenten, met oog voor mogelijke belangenconflicten of de schijn daarvan.

• Verantwoordelijkheid voor ambtelijke ondersteuning die bijdraagt aan bereikbaarheid, procesondersteuning, registratie en continuïteit van de ombudsfunctie.

• Blijven investeren in professionalisering door bijscholing, intervisie en kennisdeling en op de hoogte zijn van ontwikkelingen in het ombudswerk.

Voorwaarden

Om het vertrouwen in de onafhankelijkheid van de functie te waarborgen vervul je geen andere functie binnen de organisatie en heb je geen huidige of recente verantwoordelijkheden gehad binnen de organisatie die een onafhankelijke positie kunnen beïnvloeden.