Portfolio management officer

Vacature: Portfolio Management Ondersteuner

Rol en doel

Als Portfolio Management Ondersteuner (PMO-er) ben jij de spil in het portfoliomanagement. Je beheert en organiseert het portfolioloket, zorgt dat initiatieven tijdig en correct besproken worden in portfolio syncs en boards, en houdt informatie actueel en volledig. Je creëert zelfstandig een helder beeld van de status van het portfolio en rapporteert daarover. Je draagt bij aan de verdere ontwikkeling van het portfolioproces en brengt actief ideeën in. Daarnaast ondersteun je het managementteam met voorbereiding van overleggen, besluitvorming, acties en documentatie en ondersteun je waar nodig projecten met tijdelijke extra capaciteit.

Belangrijkste resultaatgebieden

• Portfoliodashboard: Actueel en effectief ontwikkelen en bijhouden.

• Portfoliorapportages: Opstellen, delen en toelichten.

• Notulen en acties: Notulen, besluiten- en actielijsten opstellen en opvolgen.

• Templates en werkwijzen: Ontwikkelen en bijhouden van templates en standaardwerkwijzen.

• Kennishouder: Fungeren als kennishouder over het veranderportfolio op de afdeling.

Kernactiviteiten

• Ontwikkelen en implementeren van standaarden, templates en werkwijzen voor project- en portfoliomanagement.

• Begeleiden van besluitvormingsprocessen en opzetten van duidelijke rapportagestructuren.

• Inrichten en verbeteren van tooling, dashboards en processen en zorgen voor draagvlak in de organisatie.

• Opstellen van notulen, actielijsten en besluiten; voorbereiden van overleggen en actief opvolging najagen.

• Verzamelen en analyseren van voortgangsdata, signaleren van risico’s en aanjagen van continue verbetering.

• Ondersteunen van project- en portfoliomanagers bij het realiseren van meer grip, voorspelbaarheid en samenwerking.

Kennis en ervaring

• Opleiding: HBO werk- en denkniveau.

• Ervaring: Minimaal 5 jaar ervaring als portfolio- of projectmanagementondersteuner binnen grote/complexe organisaties, inclusief zelfstandig coördineren van een portfolio office.

• Must: Praktische kennis en ervaring met Azure DevOps voor beheer van het portfolio en het inrichten van rapportages.

• Must: Kennis van projectmanagementmethodieken en tooling.

• Pré: Kennis en ervaring met SAFe en andere tooling (naast ADO) voor portfoliomanagement.

Stakeholders

• Projectleiders

• Programmamanagers

• Change leads

• Management

• Adviseurs

Gewenste competenties

• Analytisch

• Verbindend

• Plannen en organiseren

• Communicatief

• Organisatiesensitief

• Resultaatgericht