Secretaresse

Opdracht

Wij zoeken zelfstandige secretaresses voor tijdelijke secretariële en administratieve ondersteuning.

Taken en verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's en mailboxen van twee tot drie teamleiders

• Inplannen en voorbereiden van afspraken en gesprekken, waaronder jaargesprekken

• Bewaken van het opleidingsplan

• Opstellen en uitwerken van correspondentie

• Voorbereiden van portefeuillehouders-, project- en werkoverleggen

• Opstellen van agenda's en verzamelen en ordenen van vergaderstukken

• Notuleren en uitwerken van verslagen

• Uitzetten en bewaken van actiepunten

• Organiseren van vergaderruimtes en benodigde faciliteiten

• Ondersteunen bij werkzaamheden voor de OR en het LO

• Uitvoeren van administratieve werkzaamheden rondom begraafplaatsen

Wie zoeken wij

• Werkt zelfstandig en kan snel schakelen

• Krijgt energie van organiseren en ondersteunen

• Is zorgvuldig en communicatief vaardig

• Stelt goed prioriteiten, ook in een dynamische omgeving

Werkomgeving en aansturing

De werkzaamheden vinden plaats binnen een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving. Je werkt onder leiding en toezicht, maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de teamleider. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.