SharePoint Specialist -Migratieadvies en inrichting SharePoint Online

Functietitel

SharePoint Specialist – Migratieadvies en inrichting SharePoint Online

Rol

Je adviseert en draagt bij aan het ontwerp en de uitvoerbare migratiestrategie voor de overgang van bestanden van een fileshare/netwerkschijven naar SharePoint Online binnen Microsoft 365, inclusief de samenhang met Teams. Het doel is een concreet en gedragen advies-, ontwerp- en migratieplan op te leveren waarmee de migratie beheerst en gefaseerd kan worden uitgevoerd.

Verantwoordelijkheden

• SharePoint-inrichting en rechtenmodel: beoordelen van het bestaande/voorgestelde SharePoint-ontwerp en hierover adviseren; uitwerken van het gewenste rechten- en autorisatiemodel (siteniveau en waar nodig lager); adviseren over inrichting van SharePoint-sites en documentbibliotheken en de samenhang met Teams; inzichtelijk maken van voor- en nadelen van inrichtingskeuzes; rekening houden met security, privacy, informatiebeheer, governance en beheerbaarheid.

• Migratiestrategie: opstellen van een passende strategie voor de migratie van de fileshare naar SharePoint Online; adviseren over selectie, structurering en eventuele opschoning van bestanden voorafgaand aan migratie; in overleg adviseren over gewenste bestemmingen van informatie (bijv. SharePoint Libraries, Teams of andere archieflocaties); inzichtelijk maken van risico's, afhankelijkheden, randvoorwaarden en aandachtspunten; adviseren over de rol van eindgebruikers, contenteigenaren en andere betrokkenen.

• Advies en documentatie: vertalen van advies en ontwerp naar heldere en bruikbare documentatie; toelichten van gemaakte keuzes en aanbevelingen aan projectleiding en relevante deskundigen; waar nodig gedurende de opdracht adviseren over concrete vraagstukken voortvloeiend uit het ontwerp en migratieplan.

Beoogd resultaat

• De gewenste SharePoint-inrichting

• Het rechten- en autorisatiemodel

• De samenhang tussen SharePoint en Teams

• De migratiestrategie voor de bestaande fileshare

• Uitgangspunten voor selectie, structurering en eventuele opschoning van bestanden

• De mogelijke bestemmingen van verschillende typen informatie

• Aandachtspunten op het gebied van security, privacy, governance en informatiebeheer

• De rol van eindgebruikers en contenteigenaren

• Relevante risico's, afhankelijkheden en randvoorwaarden

• Aanbevelingen voor de vervolgfase van de migratie

Gevraagde expertise

• Aantoonbare ruime ervaring met migraties van fileshares/netwerkschijven naar SharePoint Online

• Diepgaande kennis van SharePoint Online, Microsoft 365 en Teams

• Specialistische kennis van rechtenstructuren, security, privacy, informatiebeheer en governance binnen Microsoft 365

• Ervaring met het ontwerpen van SharePoint-inrichtingen en migratiestrategieën

• Ervaring met het opstellen van advies-, ontwerp- en migratiedocumenten

• Vermogen om technische en organisatorische vraagstukken te vertalen naar concrete en uitvoerbare adviezen

• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om verschillende belanghebbenden mee te nemen in gemaakte keuzes

Werkwijze en omstandigheden

• Je voert de opdracht zelfstandig uit vanuit eigen specialistische expertise en bepaalt zelfstandig de aanpak en uitvoering binnen de afgesproken resultaten.

• Afstemming met de opdrachtgever/projectleider vindt plaats op vooraf afgesproken momenten gericht op voortgang en inhoudelijke afstemming.

• De werkzaamheden worden hybride uitgevoerd; afstemming of overleg kan op locatie in Enschede en/of Deventer plaatsvinden.

• Je maakt gebruik van eigen laptop, telefoon en overige voor de uitvoering benodigde middelen, voor zover binnen de beveiligings- en toegangsvoorwaarden mogelijk.

Motivatie en toelichting

Motivatie: geef een toelichting op minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met SharePoint Online en meerdere vergelijkbare fileshare-naar-SharePoint-migraties (file libraries), bij voorkeur binnen grotere organisaties.