Management Assistent(e) -Portfolio, Planning & Standards Onshore

Management Assistent PP Onshore

Je voert proactief faciliterende en ondersteunende werkzaamheden uit. Je beheert agenda's, bewaakt tijdschema's, bepaalt prioriteiten en stemt af met betrokkenen. Je ondersteunt het management en woont vergaderingen bij, inclusief verslaglegging.

Belangrijkste werkzaamheden

• Plannen en organiseren: interne en externe vergaderingen en (project)team- of afdelingsevenementen voorbereiden en organiseren.

• Verslaglegging: indien gewenst notuleren en bewaken van voortgang/actiepunten.

• Agendabeheer: prioriteren en inplannen van afspraken en zorgen voor balans in de agenda van de leidinggevende(s).

• Afdelingscommunicatie: planning en bewaking van afdeling brede communicatie, input voor nieuwsbrieven en beheer van communicatiekanalen (bijv. MS Teams / intranetpagina's) en kennissessies.

• Onboarding & middelen: coördinatie van tijdige verstrekking van bedrijfsmiddelen aan medewerkers.

• SharePoint-beheer: inrichting en beheer van de afdelings-SharePoint omgeving.

• Inkoopverwerking: verzorgen en verwerken van inkoopaanvragen in SAP.

• Waarneming: optreden als vervanger bij afwezigheid van collega-teamassistent.

• Rol: fungeren als spin in het web binnen de organisatie.

Profiel

• Opleiding: relevante mbo- of hbo-opleiding afgerond.

• Ervaring: minimaal vijf jaar ervaring in een vergelijkbare functie.

• Affiniteit: met een technische omgeving; ervaring met (technische) infrastructurele projecten is een pré.

• Vaardigheden: kennis van en ervaring met Microsoft Office en SharePoint; snel nieuwe systemen eigen maken. Ervaring met SAP is een pré.

• Talen: goede communicatieve vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk; goede beheersing van Nederlands en Engels (schriftelijk) vereist.

• Persoonlijkheid: stressbestendig, proactief, zelfstandig, stevige en toegankelijke persoonlijkheid, oplossingsgericht en klantgericht.

• Kernkwaliteiten: samenwerken, collegialiteit, zorgvuldigheid, plannen en organiseren, to-the-point, resultaatgericht en analytisch vermogen.

Praktische informatie

• Type opdracht: tijdelijke opdracht ter vervanging van een langdurig afwezige medewerker.

• Standplaats: Arnhem; aanwezigheid op kantoor drie dagen per week (maandag, dinsdag en woensdag).

• VOG: een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) dient beschikbaar te zijn voordat je start.

• Identificatie: je beschikt over een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart) dat bij intake en op de startdatum getoond kan worden.

• Beschikbaarheid: beschikbaarheid voor de gevraagde periode is belangrijk.