Management Assistent -Security

Functie

Management Assistant Security — hands-on ondersteuning als rechterhand van het Security MT bij Schiphol. Je werkt nauw samen met meerdere managers en secretariaten en draagt bij aan een soepele dagelijkse operatie.

Jouw rol

Als Management Assistant Security ontzorg je het Security MT in de breedste zin van het woord. Je bent proactief, werkt zelfstandig en bewaakt de juiste prioriteiten, ook in hectische situaties.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Organiseren en prioriteren van complexe agenda’s, inclusief e-mailbeheer, voorbereiding en opvolging van afspraken en bewaken van deadlines.

• Voorbereiden, organiseren en structureren van MT-vergaderingen: controleren van stukken, beheren van agenda en genodigden en anticiperen op wijzigingen.

• Agendabeheer en inhoudelijke ondersteuning op de achtergrond.

• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe contacten; zelfstandig oppakken en opvolgen van verzoeken en coördineren van bezoek.

• Nauw samenwerken met assistants en secretariaten binnen de organisatie.

• Organiseren en coördineren van facilitaire en organisatorische zaken zoals jaarplanning, catering, vergaderruimtes, teambuildingactiviteiten, heisessies en overige events.

• Zorgvuldig en discreet omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie.

• Continu zoeken naar efficiëntere werkwijzen en het effectief inzetten van data, systemen en nieuwe technologieën (inclusief AI).

Jouw profiel

• Afgeronde hbo-opleiding.

• Meerdere jaren ervaring in een managementondersteunende rol binnen een complexe organisatie.

• Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.

• Vaardig in werken onder druk en omgaan met een hoge dynamiek aan veranderingen.

• Sterke organisatorische vaardigheden, oog voor detail en een proactieve werkhouding.

• Positieve, praktische en flexibele can-do mentaliteit.