Managementassistent duurzame toegang

Opdrachtomschrijving

Als managementassistent organiseer en faciliteer je zelfstandig de werkzaamheden rondom de portefeuille Duurzame Toegang van het directielid. Je ontzorgt proactief het directielid, ondersteunt de strategiegroep en biedt waar nodig ondersteuning aan de betreffende afdelingshoofden.

Taken en verantwoordelijkheden

• Structureren van de agenda en beheren van de e-mailinbox van het directielid.

• Voorbereiden en vastleggen van (hybride) vergaderingen; tijdige voorbereiding en oplevering van notulen met actiepunten.

• Afhandelen van interne en externe correspondentie en verzorgen van goed opgemaakte interne notities.

• Bewaken van de opvolging van actiepunten.

• Snel afhandelen of voorbereiden van correspondentie en informatieverzoeken.

• Organiseren van bijeenkomsten, externe bezoeken en events gerelateerd aan de portefeuille.

• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten voor informatie en praktische afstemming.

• Suggereren en doorvoeren van verbeteringen in processen en werkwijzen gericht op kwaliteit, effectiviteit en efficiency.

Eisen

• Ervaring: Zeer ervaren managementassistent (min. 7 jaar) met een duidelijke can-do mentaliteit.

• Snel aanleren: Kan zich snel nieuwe materie eigen maken.

• Procesgericht: Houdt ervan orde in chaos te scheppen en doet voorstellen voor proces- en procedureverbeteringen en voert deze waar mogelijk door.

• Communicatie: Beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.

• Beschikbaarheid: Zo veel mogelijk op locatie, minimaal 3 dagen per week (maandag, dinsdag en donderdag).

Competenties

• Kan goed samenwerken en verbinden

• Proactief

• Organisatiesensitief

• Integer

• Stressbestendig

• Houdt van een dynamische omgeving