Managementassistent huisvesting

Opdrachtomschrijving

Je zet op, structureert en voert managementondersteuning uit voor meerdere huisvestingstrajecten. Je brengt zelf structuur aan, trekt werkzaamheden naar je toe en voert verbeteringen door. De rol is projectmatig van aard en is gericht op ondersteuning van de projectsecretaris huisvesting (geen directieondersteuning).

Werkzaamheden

• Ondersteunen van huisvestingstrajecten op uitvoerend/operationeel niveau

• Ondersteunen van de projectsecretaris huisvesting

• Agendabeheer en voorbereiding van overleggen

• Aanmelden en opvangen van bezoekers

• Ordenen, beheren en structureren van documentatie

• Schakelen tussen meerdere projecten en trajecten tegelijk

• Signaleren van knelpunten en proactief voorstellen doen voor proces- en efficiëntieverbeteringen

• Afstemmen met interne collega’s en externe partijen

• Proactief signalen opvangen, duiden en doorspelen

Eisen

• Ervaring: Zeer ervaren (min. 7 jaar) managementassistent met een duidelijke can-do mentaliteit

• Kan zich snel nieuwe materie eigen maken

• Vindt het leuk om processen en procedures te verbeteren en waar mogelijk door te voeren

• In staat zelfstandig te werken in een omgeving die nog niet volledig is ingericht

• Ervaring met projectmatige ondersteuning (geen directieondersteuning)

• Moet goed kunnen schakelen tussen verschillende projecten

• Uitstekende beheersing van het Microsoft Office-pakket

• Zo veel mogelijk op locatie beschikbaar (minimaal 2 dagen per week)

Competenties

• Proactief, nieuwsgierig en stressbestendig

• Sterk in communicatie en organisatiegevoeligheid