Medewerker bestuurssecretariaat

Vacature: Secretaresse college en gemeentesecretaris

Jouw rol

Als secretaresse ondersteun je het college en de gemeentesecretaris met secretariële en administratieve taken. Je zorgt dat de dagelijkse gang van zaken efficiënt en zorgvuldig verloopt, bewaakt afspraken en processen en neemt verantwoordelijkheden op je om het bestuur volledig te ontzorgen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Secretariële en administratieve ondersteuning aan het college en de gemeentesecretaris.

• Planning en organisatie van sterk fluctuerende agenda’s.

• Beheer van het zaaksysteem met betrekking tot de stukken voor het college.

• Uitvoering van kabinetszaken.

• Coördinatie van vergaderingen: doorvragen om intenties te verduidelijken, organiseren van de voorbereiding, zorgen dat de juiste mensen aan tafel zitten en dat informatie tijdig en compleet beschikbaar is.

• Divers secretariaatswerk in overleg en afstemming met directe collega’s.

• Werken op een professionele, discrete en gestructureerde manier, met rust en oog voor bestuurlijke verhoudingen.

Gewenste eigenschappen

• Proactief en professioneel.

• Scherp oog voor detail en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

• Sterk in plannen, organiseren en ontzorgen.

• Vaardig in doorvragen om duidelijkheid te krijgen over vergaderverzoeken en intenties.

• Discreet, gestructureerd en rust uitstralend.

Arbeidsomvang en beschikbaarheid

Arbeidsomvang: 28 uur per week.
Beschikbaarheid: in ieder geval beschikbaar op vrijdag. Voorkeur voor overige werkdagen: maandag, dinsdag en donderdag.

Team en aansturing

Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager.