Organisatie- programma adviseur voor de realisatie nieuwe bibliotheek Hilversum

Opdracht

Voor de realisatie van een nieuwe bibliotheek in het centrum van Hilversum (in een bestaand pand) zoeken wij een Adviseur Organisatie en Programma. De bibliotheek wordt verbouwd en bereidt de vernieuwde exploitatie voor als brede bibliotheekfunctie met een mediacomponent en huisvesting van diverse culturele en maatschappelijke organisaties. De realisatie is complex en kent onzekerheden rond businesscase, sturing, budget en planning. De opdracht loopt tot oplevering van de nieuwe bibliotheek en de start van de nieuwe exploitatie. Je werkt samen met een tweede adviseur met een financieel- en bouwkundig profiel.

Profiel

• Opleiding: Academisch (WO) werk- en denkniveau, bij voorkeur een afgeronde WO-opleiding in een cultureel/organisatorische richting (bijv. Cultuurwetenschappen, Kunst en Cultuurmanagement of vergelijkbaar).

• Ervaring: Minimaal 5 jaar als cultureel manager met zowel zakelijke (financieel/exploitatie en HR) als inhoudelijke en eindverantwoordelijke ervaring in de culturele sector; bij voorkeur ervaring in de bibliotheeksector.

• Ervaring met transformaties binnen culturele/maatschappelijke organisaties gericht op brede vernieuwing.

• Ervaring in het verbinden van de organisatie met culturele en maatschappelijke partners, met aandacht voor de mensen die de nieuwe bibliotheek moeten realiseren.

• Ervaring met inhoudelijke ontwikkeling van programmering in de culturele sector, bij voorkeur ook voor bibliotheken.

Taken en verantwoordelijkheden

• In kaart brengen in hoeverre het ontwikkelde concept en programma (inclusief mediacomponent) passend is ontwikkeld samen met huidige en potentiële samenwerkingspartners; waar nodig advies uitbrengen over aanvulling en hierover rapporteren aan het college.

• Toetsen van financiële ramingen in de exploitatiebegroting op inhoudelijke en organisatorische haalbaarheid; waar nodig advies uitbrengen en rapporteren aan het college.

• In kaart brengen in hoeverre de vernieuwing van organisatie (inrichting en werkprocessen) aansluit op de nieuwe werkwijze als brede bibliotheek met diverse partijen onder één dak; waar nodig advies uitbrengen en rapporteren aan het college.

• Toetsen of inrichting en inventaris aansluiten bij en bijdragen aan het functioneren als brede bibliotheek en de verhuurfunctie en exploitatie; waar nodig advies uitbrengen en rapporteren aan het college.

• Adviseren over afstemming en communicatie met interne en externe stakeholders (zoals winkeliers, aannemer, leveranciers), met aandacht voor communicatie over planning van werkzaamheden en opleverdatum naar potentiële huurders en de directe omgeving.

• Meedenken over de logistiek rond de verhuizing van de huidige bibliotheek naar de nieuwe locatie en de ingebruikname van ruimten door huurders.

• Toetsen van beleid en inzet van fondsenwerving en zo nodig mogelijkheden in kaart brengen.

Rolverdeling en rapportage

• Adviseer en rapporteer formeel elke twee weken of vaker aan het college via de portefeuillehouder en de aangewezen ambtelijke contactpersonen.

• Adviseer de directie en Raad van Toezicht van de bibliotheek en ondersteun hen bij het maken van keuzes; waar relevant in samenhang met de advisering van de andere adviseur.

• Bouwbegeleiding, budgetbewaking, risicobeheersing, algehele sturing op het bouwproces en omgevingsmanagement blijven belegd bij de daarvoor verantwoordelijke partijen binnen het project.

• De toekomstige exploitatie en programmering blijft belegd bij de directie en onder eindverantwoordelijkheid van de Raad van Toezicht van de bibliotheek.