Zuidasdok
Functietitel
Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer
In het kort
• Maak het verschil als coördinerend adviseur door operationele aansturing te combineren met inhoudelijke expertise in informatiemanagement en documentbeheer.
• Werk samen in een betrokken team dat kennis deelt, elkaar versterkt en gezamenlijk zorgt voor grip op informatie, kwaliteit en voortgang.
Opdrachtomschrijving
Als Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer ben je de rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma voor de dagelijkse aansturing van het team Informatiemanagement. Je bent een meewerkend voorman: je geeft richting aan de uitvoering, verdeelt en bewaakt werkzaamheden, signaleert knelpunten en rapporteert over voortgang, kwaliteit en risico’s. Tegelijkertijd werk je inhoudelijk mee aan de inrichting, optimalisatie en borging van informatie- en archiefprocessen. Je verbindt techniek, gebruikers en processen en vertaalt complexe informatiesvraagstukken naar praktische en duurzame oplossingen binnen SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.
Werkzaamheden
• Operationele aansturing: Dagelijkse leiding van het team Informatiemanagement; verdelen van werkzaamheden, stellen van prioriteiten en bewaken van voortgang, kwaliteit en samenhang.
• Advisering: Adviseren van de Manager Projectbeheersing Programma over informatiebeheer, verbetermaatregelen, risico’s en inrichting van werkprocessen.
• Inrichting en beheer: Inrichten en beheren van SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken, metadata en archiefstructuren binnen de toegekende bevoegdheden.
• Procesanalyse en migratie: Analyseren van informatie- en werkprocessen, ondersteunen van migratie- en implementatietrajecten en doen van voorstellen voor optimalisatie en automatisering.
Resultaten — korte termijn
• Inzicht in werkzaamheden, prioriteiten, knelpunten en verantwoordelijkheden binnen het team.
• Een heldere overleg-, werkverdelings- en voortgangsstructuur is ingericht.
• Belangrijkste risico’s en verbeterkansen binnen informatie- en archiefprocessen zijn in kaart gebracht.
Resultaten — langere termijn
• Dagelijkse aansturing en samenwerking binnen het team verlopen aantoonbaar gestructureerd.
• Informatie- en archiefprocessen zijn verbeterd, vastgelegd en waar mogelijk geautomatiseerd.
• SharePoint Online-omgevingen, metadata en archiefstructuren zijn verder geoptimaliseerd en duurzaam geborgd.
• Managementinformatie over voortgang, kwaliteit en risico’s is periodiek beschikbaar.
Interessante en onderscheidende projecten
• Optimaliseren en toekomstbestendig inrichten van SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.
• Begeleiden van archiefmigraties en implementatie- en verandertrajecten.
• Analyseren en verbeteren van informatieprocessen binnen complexe en langlopende projecten.
Dit doe je op een gemiddelde dag
• Je stuurt het team Informatiemanagement operationeel aan, verdeelt werkzaamheden, stelt prioriteiten en bewaakt voortgang, kwaliteit en samenhang.
• Je adviseert de Manager Projectbeheersing Programma over informatiebeheer, verbetermaatregelen, risico’s en de inrichting van werkprocessen.
• Je richt SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken, metadata en archiefstructuren in en beheert deze binnen de toegekende bevoegdheden.
• Je analyseert informatie- en werkprocessen, ondersteunt migratie- en implementatietrajecten en doet concrete voorstellen voor optimalisatie en automatisering.
Eisen
• De aangeboden kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar werkervaring met informatiemanagement, informatiebeheer of digitale transformatie binnen een publieke of complexe projectorganisatie. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan
• De aangeboden kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met SharePoint Online en met het inrichten, optimaliseren of migreren van informatie- en archiefprocessen. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan
• De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal een afgeronde hbo-opleiding, of aantoonbaar hbo-werk- en denkniveau, op het gebied van informatiemanagement, informatiebeheer, bedrijfskunde of een vergelijkbare richting Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan. Let op! De kandidaat moet het document meenemen naar het interview zodat de opdrachtgever kan controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet voldoet wordt het gesprek beëindigd en de offerte terzijde gelegd
Wensen
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring als coördinator of meewerkend voorman en met het operationeel aansturen van een team of uitvoerende werkzaamheden. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbaar uitgebreide kennis van Microsoft 365, in het bijzonder SharePoint Online, en kan bibliotheken, metadata en archiefstructuren beheren Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met archiefmigraties, implementatie- en verandertrajecten en het verbeteren van informatieprocessen. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan
• De aangeboden kandidaat combineert een hands-on instelling met ervaring in data- en procesanalyse, dashboards of automatisering en in het trainen en ondersteunen van gebruikers. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan
• Beschrijf in een korte motivatie van maximaal 1 A4 waarom de kandidaat geschikt is als rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma, hoe de kandidaat het team Informatiemanagement operationeel aanstuurt en tegelijk inhoudelijk meewerkt, en op welke wijze de kandidaat voldoet aan de eisen en wensen. Uw motivatie zal worden besproken tijdens het interview, indien de kandidaat hiervoor wordt uitgenodigd
Competenties
• Analytisch vermogen Gevorderd niveau
• Kwaliteitsgerichtheid Gevorderd niveau
• Groepsgericht leidinggeven Gevorderd niveau
• Coachen Gevorderd niveau
• (Aan)sturen Gevorderd niveau
• Resultaatgerichtheid Gevorderd niveau
Kerngegevens
Vergelijkbare opdrachten
Cloud / Platform Engineer - Gemeente Vlaardingen
Senior Oracle Apex Ontwikkelaar - Raad voor de Rechtspraak
AWS DevOps / Cloud Engineer
Andere opdrachten bij deze opdrachtgever
Jongerencoach Intensieve Casuïstiek Oost, Centrum, Zuid en Noord
Jongerencoach Intensieve Casuïstiek Groot Amsterdam, 5 FTE
Specialist systems engineering
Liever dat wij meezoeken?
