Functioneel Beheerder

Bij de provincie Overijssel werken we aan grote opgaven zoals de energietransitie, klimaatadaptatie en woningbouw. Daarvoor is een betrouwbare en toegankelijke informatievoorziening onmisbaar. Jij zorgt ervoor dat onze applicaties dit mogelijk maken, zodat collega’s hun werk goed kunnen doen en we samen bijdragen aan een duurzaam Overijssel.
Wij zoeken een analytische, resultaatgerichte en daadkrachtige professional die samen met de andere functioneel beheerders verantwoordelijk is voor het beheer en de doorontwikkeling van een aantal belangrijke applicaties. Jij zorgt ervoor dat deze applicaties goed blijven werken en aansluiten op de behoeften van de organisatie en dat deze voldoen aan de wet- en regelgeving.
Functioneel beheer ValidSign en xxllnc Anonimiseren
Voor deze opdracht ga je aan de slag bij team Informatievoorziening en Digitalisering. Je komt te werken binnen een team van functioneel beheerders. Als lid van het beheerteam word je ingezet voor het tweedelijns-functioneel beheer van de applicaties ValidSign en xxllnc Anonimiseren. Standaardvragen en verzoeken worden zoveel mogelijk opgevangen door de eerste lijn, onze servicedesk.
Je draagt bij aan de verdere optimalisatie van de applicaties. Daarbij richt je je onder andere op de volgende werkzaamheden:
Afhandelen van reguliere tweedelijns meldingen;
Functioneel inrichten van ValidSign en xxllnc Anonimiseren conform de verbetervoorstellen zoals die samen met de business zijn vastgesteld;
Opstellen/actualiseren van inrichtingsdocumentatie;
Gebruikersondersteuning;
Opleiden/trainen/begeleiden collega's en collega-functioneel beheerders.
Inrichten functioneel beheer PDFXchange
Recent is PDFXchange in gebruik genomen. De daarvoor benodigde beheerprocessen zijn nog niet volledig ingericht. Ook is de gebruikersondersteuning nog onvoldoende op orde. Het is jouw taak om hiervoor de processen in te richten en documentatie op te stellen. Naast PDFXchange hebben we ook andere Adobe-producten in gebruik, zoals AdobePro. Je helpt mee in het uitdenken van de kaders die nodig zijn om te bepalen welke tool een gebruiker nodig heeft voor de uitvoering van zijn of haar werkzaamheden.
Je werkzaamheden bestaan verder uit:
Het opstellen van gebruikersdocumentatie op basis van reeds beschikbare Engelstalige documentatie. Denk daarbij aan bijvoorbeeld het maken van handleidingen, een kennispagina en instructievideo's;
Gebruikersondersteuning;
Het opleiden/trainen/begeleiden collega's en collega-functioneel beheerders.
Vereisten / knock-outcriteria
Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van functioneel beheer;
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als functioneel beheerder binnen een overheidsinstantie;
Aantoonbare werkervaring met functioneel beheer van ValidSign en xxllnc Anonimiseren;
Aantoonbare kennis en/of werkervaring met PDF-Xchange benoem dit concreet in de offerte;
Uiterlijk beschikbaar per 14 december 2026 voor gemiddeld 16 tot 20 uur per week;
Uurtarief maximaal € 90,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten.
Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)
Aantoonbare werkervaring met het beheren van en werken met Adobe-producten (20 punten);
Aantoonbare werkervaring met het beheren van en werken met PDFXchange (20 punten);
Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met het implementeren van applicaties in de rol van functioneel beheerder (30 punten);
De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe van maximaal 200 woorden, waarin wordt ingegaan op: geschiktheid voor de opdracht, specifieke relevante ervaring en motivatie voor deze opdracht. De motivatie is door de kandidaat zelf geschreven. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploade (30 punten);
Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.
Competenties
Oplossingsgericht;
Communicatief vaardig;
Analytisch.
Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling offertes op knock-outcriteria
Flextender beoordeelt de offertes op de onderbouwing van de uitvoeringsvoorwaarde (indien deze van toepassing is), de offerte-eisen en de knock-outcriteria die in de inhuuropdracht worden omschreven.
Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen, worden niet verder beoordeeld.
Stap 2: Selectie 10 offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de offertes van de kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria op de gunningscriteria in de inhuuropdracht. Voldoet een kandidaat aan het genoemde gunningscriterium, dan ontvangt deze het bijbehorende aantal punten.
De 10 kandidaten die het best scoren op de gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.
De opdrachtgever kan Flextender verzoeken inzage te geven in alle ontvangen offertes om zich ervan te verzekeren dat de [aantal] best scorende kandidaten daadwerkelijk zijn voorgelegd Wijkt de beoordeling van de opdrachtgever af van die van Flextender, dan is de beoordeling (en daarmee de selectie) van de opdrachtgever leidend.
Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de offertes van de kandidaten die in stap 2 zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:
Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.
De kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling).
De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.
Stap 4: Selectiegesprek
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever.
De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties. Een kandidaat dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren om voor gunning in aanmerking te komen.
Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort, zal de opdrachtgever één of meer van de opvolgende kandidaten (in stap 3 van de beoordeling) uitnodigen voor een gesprek.De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het in de inhuuropdracht genoemde profiel (gunningscriteria en competenties).
Alle overige kandidaten worden nader gemotiveerd geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.
Na ommekomst van deze termijn heeft de kandidaat zijn rechten verwerkt om tegen gunning van de opdracht aan de uitgekozen kandidaat in rechte op te komen.
Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.
Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening.
Benodigd aantal professionals
1.
Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
*Indien er uitvoeringsvoorwaarde gehanteerd worden verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde.
Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: Ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma/di/wo/do/vrij - in onderling overleg
Standplaats: Provinciehuis Zwolle
Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 30 november 2026, 08:30 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 26 november 2026, 12:00 uur bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.
Overige informatie
De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
De opdrachtgever zal om een Geheimhoudingsverklaring vragen.
De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen.
Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio. Voor meer informatie zie: (https://talentenregiohuurtin.nl/wp-content/uploads/2024/10/SROI-bijlage-DAS-v2.pdf).
Voor zover de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) op de inschrijver en/of de uitvoering van de opdracht van toepassing is, dient de inschrijver gedurende de looptijd van de opdracht te voldoen aan de op dat moment geldende wettelijke verplichtingen uit hoofde van de Wtta. Dit houdt onder meer in dat de inschrijver, indien en zodra dit wettelijk is vereist, beschikt over een geldige toelating of ontheffing, dan wel rechtsgeldig gebruik maakt van het toepasselijke overgangsrecht. De inschrijver verstrekt op verzoek de informatie en/of bewijsstukken die redelijkerwijs nodig zijn om dit vast te stellen en meldt wijzigingen in zijn status die relevant zijn voor de uitvoering van de opdracht onverwijld.
Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 18 november 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 19 november 2026 gepubliceerd op onze website. De gestelde vragen en antwoorden kunt u inzien door in te loggen bij Flextender via uw Flextender account. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.
De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 23 november 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.