Management Assistant

Voor Rabobank in Utrecht zijn wij op zoek naar een Management Assistent | Verzekeren & Pensioenen | Utrecht.

Details:
• 1 FTE;
• 32 of 36 uur per week (bespreekbaar);
• Parttime dag niet mogelijk op woensdag;
• Vaste kantoordag: dinsdag wekelijks;
• Niet geschikt voor ZZP;
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal;
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaten aanbieden. Mochten er door één partij meerdere kandidaten aangeboden worden, dan zullen wij alle kandidaten moeten afwijzen;
• Graag duidelijk in het motivatieveld aangeven of de kandidaat een vakantie heeft gepland en/of er sprake is van bijzonder verlof gedurende de looptijd van deze opdracht;
• Graag duidelijk in het CV aangeven of er een interne referentie opgevraagd mag worden. Mocht de kandidaat momenteel of recent een opdracht hebben uitgevoerd binnen de Rabobank, dan ontvangen wij graag de naam en functietitel van de desbetreffende teamlead;

Management Assistent | Verzekeren & Pensioenen | Utrecht

Ben jij sterk in organiseren en houd je moeiteloos overzicht in de complexe agenda’s van senior management?

Samenvatting

Als Management Assistent bij Rabobank werk je binnen Verzekeren & Pensioenen aan professionele ondersteuning van het senior management. Je beheert de agenda’s van 3 managers, organiseert afspraken en overleggen en zorgt dat informatie op het juiste moment beschikbaar is. Daarbij schakel je met interne en externe contacten en neem je zelfstandig verantwoordelijkheid voor een soepel verloop.

In één oogopslag:
• Beheer de complexe agenda’s van 3 senior managers;
• Organiseer afspraken, boek vergaderruimtes en onderhoud interne en externe contacten;
• Bereid managementoverleggen voor en stel 2 keer per week de agenda en notulen op;

Wat ga je doen als Management Assistent?
• Beheer de complexe agenda’s van 3 senior managers, doorgrond de context van afspraken en stel zelfstandig prioriteiten;
• Organiseer afspraken en overleggen, boek vergaderruimtes en onderhoud contact met interne stakeholders en externe relaties en verzekeraars;
• Bereid managementoverleggen voor, stel de agenda op en verzorg 2 keer per week de notulen;
• Coördineer informatiestromen, bewaak deadlines en zorg dat de juiste informatie op tijd bij de juiste mensen terechtkomt;
• Werk samen met andere management assistenten en fungeer als back-up;

Skills, tools en vakgebieden:
• Complex agenda- en informatiebeheer;
• Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Copilot, SharePoint en OneDrive;
• Workday en OneFinance;
• Organiseren en prioriteren;
• Notuleren en voorbereiden van managementoverleggen;

Samen bereik je meer dan alleen

Wij geloven in de kracht van verschillen. Juist door de verschillen van mensen te combineren, worden we een nog betere bank. We zijn benieuwd naar wat jij toevoegt aan ons team Business Support & Development.

Binnen Verzekeren & Pensioenen werk je samen met verschillende teams voor particuliere en zakelijke klanten. Als grootste intermediair in Verzekeren & Pensioenen van Nederland werken we samen aan optimale dienstverlening voor circa 1,5 miljoen particuliere en zakelijke klanten. Binnen Business Support & Development staan vertrouwen, samenwerken en open communicatie centraal.

Waarom iedereen welkom is bij Rabobank

Bij Rabobank werken we aan een cultuur waarin iedereen zich welkom voelt. We waarderen onze verschillen en gebruiken deze om beter samen te werken en betere besluiten te nemen. Door open te staan voor verschillende perspectieven creëren we een omgeving waarin collega's zich gehoord voelen.

Wat breng je mee?

Must-haves:
• Mbo 4- of hbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde secretaresseopleiding;
• Minimaal 3 jaar ervaring in een senior ondersteunende rol;
• Je bent sterk in prioriteren, organiseren en overzicht houden, ook onder hoge werkdruk;
• Je beheerst het Nederlands uitstekend en kunt ook goed communiceren in het Engels;
• Je hebt ruime ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Copilot, SharePoint en OneDrive;
• Je werkt zelfstandig, neemt eigenaarschap en durft door te pakken;
• Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie;
• Je bent servicegericht en communicatief sterk en herkent kansen om processen te verbeteren;

Nice-to-haves:
• Ervaring in de verzekeringssector;

Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.

Aanvullende informatie:
• Er wordt hybride gewerkt, volgens het Rabobank @anywhere-principe;
• Vanwege de toenemende drukte op de Rabobanklocatie aan de Croeselaan in Utrecht is er vanaf april 2026 een nieuw parkeerbeleid. Vanaf maandag t/m donderdag kunnen externe medewerkers niet meer parkeren op het terrein aan de Croeselaan. Alleen op vrijdag blijft parkeren voor externen mogelijk;
• Let op: loondienst-midlance constructies zijn conform Rabobankbeleid niet toegestaan. Geen kandidaten aanbieden via deze constructie. Controle vindt tevens plaats tijdens de screening;
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de (Rabobank) cao. Deze inzet valt in schaal 6 van de Rabobank-cao;
• Wij ontvangen graag de persoonlijke motivatie en het CV in het Nederlands;
• De kandidaat mag op maximaal één aanvraag tegelijkertijd aangeboden worden. Dit betekent dat de kandidaat gedurende de exclusiviteitsperiode (4 werkdagen) alleen bij Magnit - Rabobank is aangeboden;
• Daarnaast is het van belang dat de kandidaat beschikbaar is voor de hele gevraagde periode in de aanvraag;
• Pre-employmentscreening: als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Per 1 juli 2026 geldt een nieuwe PES-regeling. De PES wordt uitgevoerd door een externe partij. Meer informatie is terug te vinden in Annex A. Kandidaten mogen pas starten na afronding van de pre-employmentscreening;
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd;
• Bij het voorstellen van een zzp'er indirect zal het contract via een fee only overeenkomst worden afgehandeld. Deze overeenkomst is vooraf op te vragen;
• Bij het aanbieden van een kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden, dan kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke recruiter.

BELANGRIJK:
Vul alle kandidaatgegevens juist in. Vul bij 'e-mailadres en telefoonnummer' de contactgegevens van de kandidaat in. Hetzelfde geldt voor de adresgegevens. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding. Bij onvolledige/onjuiste aanbiedingen kunnen kandidaten niet worden aangeboden en volgt een afwijzing.