Business analist Informatiehuishouding

Opdrachtbeschrijving
Binnen Defensie is een robuuste en volwassen informatiehuishouding (IHH) essentieel voor het uitvoeren van Hoofdtaak 1: Bescherming van
Nederland en bondgenoten. Voor COMMIT houdt dit in dat de manier waarop informatie wordt verzameld, beheerd en ingezet, directe invloed heeft
op de snelheid, effectiviteit en kwaliteit van besluitvorming. Hiervoor is een actieplan opgesteld. Met het actieplan zet COMMIT concrete stappen om
de informatiehuishouding naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen, waardoor het beter toegerust is voor de uitdagingen van de toekomst.
Een van de actiekaarten in dit plan is de implementatie van een DMS en RMA functionaliteit binnen COMMIT. Voorbereidingen hiervoor zijn reeds
gestart. Feitelijke implementatie staat gepland in de eerste helft van 2027 met een nazorgperiode tot eind 2027.
De adviseur IHH draagt zorg voor de ingebruikname van een nieuw DMS / RMA genaamd DefDoc binnen COMMIT voor de aan hem / haar
toebedeelde directie(s).
De opdrachtuitvoering wordt succesvol geacht als voldaan is aan onderstaande punten:
• Volledige uitvoering – Het implementatiedeel waar jij verantwoordelijk voor bent wordt uitgevoerd volgens de afgesproken planning, waarbij
eventuele risico’s vroegtijdig worden gesignaleerd en voorstellen tot bijsturing tijdig worden gedaan aan de manager IHH.
• Medewerkers hebben tijdig de juiste training en ondersteuning gekregen
• De werkprocessen, -afspraken, beheer en training on the job zijn duurzaam belegd binnen de directie(s). Zodanig dat het werken met DMS / RMA
conform de productvisie ingebed is binnen de bestaande werkprocessen.
• Inzicht in randvoorwaarden – De noodzakelijke randvoorwaarden voor succesvolle implementatie (juridisch, technisch, functioneel, operationeel,
organisatorisch) zijn volledig geïdentificeerd, geanalyseerd en eventuele risico's tijdig gesignaleerd naar de manager IHH.
Zodoende wordt het hoofdoel bereikt: het inbedden van het werken met Defdoc conform de productievisie binnen de bestaande werkprocessen van
de directie(s).
Coördinerende en uitvoerende taken bestaan uit:
• Betrokkenheid organiseren van medewerkers voor implementatie van DMS/RMA conform productvisie
• Praktische uitvoering van taken om randvoorwaarden te scheppen voor ingebruikname DefDoc door medewerkers
• Zichtbaarheid en aanspreekbaarheid voor de voor jou verantwoordelijke directie(s)
• Coördineren en zorgen voor naleving van het gebruik van DefDoc
• Flexibel zijn en werkzaamheden aanpassen in geval van veranderende omstandigheden of aangepaste projectplanning
Voor de verwezenlijking van de doelstellingen van het project weet de adviseur IHH de juiste ingangen te vinden in de aan hem/haar toebedeelde
directie(s). Hiertoe bouwt en onderhoudt de adviseur IHH een netwerk van relevante stakeholders binnen COMMIT. De inspanningen van de adviseur
IHH moeten aantoonbaar bijdragen aan het in beweging brengen en houden van de groei in volwassenheid van de IHH. Hiertoe is de adviseur IHH in
staat te schakelen tussen stakeholders en collega's, kan zelfstandig taken uitvoeren, weet om te gaan met weerstand en signaleert knelpunten tijdig
naar de manager IHH.
Achtergrond opdracht
Over COMMIT - COMMIT versterkt de gevechtskracht van de krijgsmacht met materieel en IT. Hierdoor is een goede informatiehuishouding, waarbij
informatie tijdig, volledig, juist, actueel, betrouwbaar geregistreerd, gebruikt, gevonden en gearchiveerd kan worden onontbeerlijk.
Onze missie
Het Commando Materieel en IT (COMMIT) levert tijdig materieel en IT om elke inzet van de krijgsmacht te ondersteunen. Nu en in de toekomst.
Betrouwbaar, innovatief en onder alle omstandigheden paraat versterken wij de gevechtskracht. Zo beschermen wij wat ons dierbaar is.
Onze visie
COMMIT levert onder alle omstandigheden tijdig materieel en IT ter ondersteuning van elke inzet van de krijgsmacht; in vredestijd, in de grey zone
en bij een grootschalig gewapend conflict. Zo versterken wij als COMMIT de gevechtskracht van de krijgsmacht.
COMMIT voorziet in nieuw materieel en IT, levert voortzettingsvermogen met (wapen)systeemmanagement, ketenlogistieke dienstverlening en ITdienstverlening en vernieuwt de krijgsmacht door kennisopbouw en innovatie. Onze focus ligt daarbij op versnellen, opschalen en vernieuwen.
Wij spelen snel, flexibel en gecontroleerd in op nieuwe opdrachten en veranderende omstandigheden.
Zo beschermen wij samen wat ons dierbaar is.
Positionering van de adviseur Informatiehuishouding: De adviseur Informatiehuishouding wordt gepositioneerd binnen het team van
Informatiehuishouding, onderdeel van de CIO Office van COMMIT. Binnen dit team zijn meerdere adviseurs werkzaam. Dit team werkt nauw samen
met het Liaisson team van het programma Defensie Open Op Orde voor COMMIT. In het liaisson team is de implementatieprojectleider Defdoc
werkzaam, met wie de adviseur oa nauw zal samenwerken.
Eisen
eCF-profiel: Business Analyst
Referentie Gebied: D.10 Informatie- en kennismanagement
Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid.
Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de kandidaat verwacht worden.
Wij verwachten dat kandidaten in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:
welke rol de kandidaat vervulde
welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden
in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau
Cv’s waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.
Kandidaat heeft minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel soortelijke functie.
Generieke beschrijving competentie gebied en niveau's
Identificeert en beheert gestructureerde en ongestructureerde informatie en houdt rekening met het beleid voor informatieverspreiding. Creëert
informatiestructuur om exploitatie en optimalisatie van informatie mogelijk te maken. Begrijpt de juiste tools die kunnen worden ingezet om
bedrijfskennis te creëren, te extraheren, te onderhouden, te vernieuwen en te verspreiden om zo te profiteren van het informatie-item.
Samenvattende opgave en missie
Analyseert het bedrijfsdomein en optimaliseert de bedrijfsprestaties door middel van een technologietoepassing.
Analyseert de informatie en de processen die nodig zijn om bedrijfsplannen te ondersteunen. Formuleert functionele en niet-functionele vereisten
van de bedrijfsorganisatie en adviseert over de levenscyclus van de informatieoplossingen. Evalueert de impact in termen van verandermanagement.
Taken
• Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie
• Analyse van zakelijke vereisten en ontwerpgerelateerde processen
• Ondersteuning van digitale transformatie, het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen
• Bied mogelijke ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie
• Ontwikkel businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen
• Analyseer vereiste informatie en documenten
• Plan ontwikkelen voor continuïteit van operaties
• Kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als adviseur Informatiehuishouding / business analyst.
• Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in complexe overheidsorganisaties.
• Kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring met de implementatie van (nieuwe) documentmanagement / recordmanagement systemen.
• Kandidaat beschikt over minimaal HBO diploma in de richting van bedrijfskunde, IT.
• Kandidaat beschikt over aantoonbare kennis en ervaring met de toepassing van DUTO / NORA kaders.
Aanvullende informatie
Hybride werken: De frequentie is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraak met betrekking tot thuiswerken gaat altijd in overleg met de behoeftesteller.
Frequentie aantal dagen thuiswerken: 2
Consignatiediensten: Nee