Domein Secretaresse Samenleving
Functietitel
Domeinsecretaresse Domein Samenleving
Functieomschrijving
Als domeinsecretaresse ondersteun je afdelingshoofden en teammanagers bij een breed pakket aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van het management en zorgt dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Je werkt samen met andere domeinsecretaresses binnen een ervaren secretariaat en stemt werkzaamheden nauw af.
Belangrijkste werkzaamheden
• Beheren en prioriteren van agenda’s en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers
• Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten
• Opstellen en verspreiden van agenda’s, uitnodigingen en vergaderstukken
• Notuleren van overleggen en bewaken van acties, afspraken en termijnen
• Procesmatig voorbereiden en ondersteunen van portefeuillehoudersoverleggen, inclusief verwerken en plaatsen van stukken in iBabs
• Verwerken en coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken
• Ondersteunen bij de afhandeling en coördinatie van klachten
• Ondersteunen bij administratieve processen, zoals facturen en financiële verplichtingen
• Organiseren en praktisch ondersteunen van bijeenkomsten
• Bewaken van de gezamenlijke mailbox en tijdig oppakken of uitzetten van reguliere en spoedeisende verzoeken
• Onderhouden van contacten met collega’s, leidinggevenden en externe partijen
Wie ben jij
• Je werkt georganiseerd, houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners
• Je stelt zelfstandig prioriteiten en functioneert goed in een dynamische omgeving met meerdere gelijktijdige zaken
• Je bent communicatief sterk, werkt accuraat en betrouwbaar met vertrouwelijke informatie
• Je kijkt vooruit, signaleert wat nodig is en weet wanneer afstemming vereist is
• Integriteit, discretie en zorgvuldigheid zijn voor jou vanzelfsprekend
• Je werkt goed samen in een team van secretaresses en deelt de verantwoordelijkheid voor continuïteit van ondersteuning
Werktijden en locatie
Uren: 32 tot 36 uur per week
Werkdagen: in ieder geval maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag (bij 4x9 is woensdag vrij)
Locatie: grotendeels vanuit het Stadhuis; thuiswerken is in overleg mogelijk
Eisen
• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever; dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar
• Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau
• Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste
Wensen
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeente, andere overheidsorganisatie of politiek-bestuurlijke omgeving
• Aantoonbare werkervaring met administratieve en/of bestuurlijke procesbewaking en daarbij gebruikte digitale systemen, waaronder iBabs en/of een vergelijkbaar digitaal vergader- of besluitvormingssysteem
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van een centrale werkvoorraad van het secretariaat, waarbij zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken werden geprioriteerd, uitgezet en de opvolging bewaakt
• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare secretarieel ondersteunende functie, waarbij gelijktijdig meerdere leidinggevenden werden ondersteund
Competenties
• Plannen en organiseren. Houdt overzicht over meerdere werkzaamheden, organiseert efficiënt en bewaakt afspraken, acties en deadlines.
• Prioriteiten stellen. Schat goed in wat urgent is, schakelt snel bij spoedverzoeken en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden.
• Zelfstandigheid en initiatief. Werkt proactief, denkt vooruit en signaleert tijdig wat nodig is zonder voortdurende aansturing.
• Nauwkeurig en zorgvuldig werken. Werkt accuraat en zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van afspraken, vergaderstukken en administratieve gegevens.
• Communicatieve vaardigheid. Communiceert helder en professioneel en stemt gemakkelijk af met leidinggevenden.
Kerngegevens
Vergelijkbare opdrachten
Proceseigenaar ODV Zorgadministratie
Projectleider Realisatie
Senior Programmasecretaris Energieregio Noordoost-Brabant
Andere opdrachten bij deze opdrachtgever
Informatiemanager Domein Interne Dienstverlening
Informatiemanager domein Samenleving
Informatiemanager Domein Interne Dienstverlening
Liever dat wij meezoeken?
