Implementatiemanager nieuw zaaksysteem VTH

Functietitel

Senior Implementatiemanager — implementatie nieuw zaaksysteem voor de afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH).

Omschrijving van de opdracht

Je bent verantwoordelijk voor de integrale aansturing van het implementatietraject van een nieuw zaaksysteem voor de afdeling VTH. Je bent de verbindende schakel tussen management, gebruikers, leverancier, I&A, informatiebeheer/DIV en beheerorganisatie. De opdracht omvat niet alleen technische implementatie maar ook procesinrichting, verandermanagement, gebruikersadoptie, leverancierssturing, migratie, testmanagement en borging binnen de beheerorganisatie.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

• Implementatiesturing en projectbeheersing: opleveren van een gedragen implementatieplan met mijlpalen, afhankelijkheden en beslismomenten; bewaken van voortgang, besluitvorming en risico's; periodieke stuurinformatie over voortgang, kwaliteit, capaciteit, financiën en risico's; sturen op scope, planning en resultaten.

• Procesinrichting en verandermanagement: inrichten van werkbare processen in het nieuwe systeem; borgen van de overgang naar de nieuwe werkwijze; creëren van draagvlak bij management, proceseigenaren, gebruikers en ketenpartners; stimuleren van gebruikersacceptatie en ingebruikname.

• Stakeholder- en leveranciersmanagement: verbinden van betrokken partijen rondom gezamenlijke doelen; aansturen van leveranciers en implementatiepartners op resultaat, kwaliteit en planning; borgen van naleving van afspraken en contractuele verplichtingen; tijdig escaleren bij knelpunten.

• Migratie: inrichten en aansturen van het migratiedeelproject; eindverantwoordelijkheid voor migratiestrategie, planning, kwaliteit en besluitvorming; opschonen van dossiers, documenten en zaakgegevens; voorbereiden en uitvoeren van migratietesten; integrale aansluiting van migratie op implementatieprogramma.

• Testen, acceptatie en overdracht: organiseren en zorgen voor succesvolle uitvoering van gebruikersacceptatietesten, ketentesten en proefmigraties; borgen dat bevindingen tijdig worden opgelost; realiseren van beheerste overdracht naar beheer- en gebruikersorganisaties en opleveren van een compleet overdrachtsdocument.

Resultaat

Een stabiele en beheerste ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem binnen de afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH).

Omvang en inzet

Gemiddelde inzet circa 24 tot 28 uur per week; tijdelijke en afgebakende opdracht met mogelijkheid tot verlenging.

Vereisten (knock-outcriteria)

• Beschikbaarheid: inzet circa 24–28 uur per week; gefaseerde of latere start mogelijk met inzet van minimaal circa 24 uur per week.

• CV: CV van maximaal 5 pagina's A4 in het Nederlands; het CV dient toelichting te geven op alle eisen en gunningscriteria kwaliteit.

• Opleiding: aantoonbaar minimaal afgeronde HBO-opleiding. Benoem opleidingsinstituut, plaats en afstudeerrichting.

• Ervaring overheidsorganisatie: aantoonbaar minimaal 4 jaar ervaring als project-, programma- of implementatiemanager binnen een overheidsorganisatie, met verantwoordelijkheid voor planning, risicobeheersing, voortgangsrapportages en besluitvorming.

• Implementatie SaaS: aantoonbare ervaring als implementatiemanager en/of programmamanager bij implementatie van een bedrijfskritische SaaS-oplossing binnen een complexe organisatie, inclusief procesverandering, inrichting van beheer en adoptie. Beschrijf minimaal 2 opdrachten/projecten en benoem de specifieke SaaS-oplossingen.

• Datamigratie: aantoonbaar minimaal één datamigratie- of conversietraject succesvol uitgevoerd of aangestuurd, inclusief migratieplanning, opschonen, validatie en migratie van dossiers, documenten en metadata.

• Procesanalyse en -implementatie: aantoonbare ervaring met analyseren, optimaliseren en implementeren van bedrijfsprocessen. Beschrijf minimaal 2 opdrachten/projecten met concrete beschrijvingen van de activiteiten.

Gunningscriteria kwaliteit (wensen)

• Wens 1 (30 punten): ervaring met aansturen van softwareleveranciers en het bewaken van contractafspraken en scopewijzigingen. Onderverdeling:

• Wens 2 (25 punten): ervaring met begeleiden van organisatieveranderingen binnen complexe implementatie- of digitaliseringstrajecten. Onderverdeling:

• Wens 3 (20 punten): ervaring met organiseren en aansturen van testtrajecten (gebruikersacceptatietesten, integratie- en ketentesten, vrijgave naar productie). Onderverdeling:

• Wens 4 (15 punten): ervaring bij een softwareleverancier, implementatiepartner of consultancyorganisatie. Onderverdeling:

• Wens 5 (10 punten): kennis van en ervaring met processen binnen Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) en/of implementatie van een VTH-systeem. Onderverdeling:

Beoordeling

CV's worden beoordeeld op voldoen aan minimumeisen. Kandidaten die aan de minimumeisen voldoen worden beoordeeld op de gunningscriteria kwaliteit; de best scorende kandidaten komen in aanmerking voor een interview.

Competenties die tijdens het interview getoetst worden

• Regievoering en resultaatgerichtheid: prioriteiten stellen, voortgang bewaken en sturen op resultaten.

• Verbindend leiderschap: uiteenlopende belangen samenbrengen en stakeholders zonder formele bevoegdheid in beweging krijgen.

• Bestuurlijke sensitiviteit: effectief handelen in een omgeving met verschillende belangen.

• Analytisch vermogen: complexe vraagstukken doorgronden en vertalen naar praktische, gedragen oplossingen.

• Communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk): complexe informatie helder overbrengen aan verschillende doelgroepen en keuzes overtuigend vastleggen.