Secretaresse gedeputeerde staten

Functie

Jij bent verantwoordelijk voor het professioneel ondersteunen van jouw gedeputeerde op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van jouw gedeputeerde. Samen vormen jullie een sterk team dat de gedeputeerde optimaal ondersteunt.

Taken en verantwoordelijkheden

• Complex agendabeheer: je houdt de complexe agenda actueel, draagt zorg voor een adequate agendaplanning en kunt hierover adviseren.

• Planning & voortgang: je zorgt voor een duidelijke planning en bewaakt de voortgang van afspraken.

• Voorbereiden vergaderdossiers: je bereidt en stelt dossiers samen voor vergaderingen.

• Eerste aanspreekpunt: je communiceert professioneel en vriendelijk met interne collega’s en externe relaties (telefonisch, per mail en overige correspondentie).

Gewenste vaardigheden en eigenschappen

• Je kunt snel schakelen en bent gewend zelfstandig beslissingen te nemen.

• Je bent bereid een stapje extra te zetten qua inzet wanneer dat gevraagd wordt.

• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig, met goed contact zowel intern als extern.

• Je weet mensen te vinden en bent het visitekaartje van de gedeputeerde.

Samenwerking en werkwijze

• Je werkt zij aan zij met collega’s binnen het ondersteuningsteam van de gedeputeerde.

• Bij ziekte en verlof vindt onderlinge waarneming plaats met directe secretaresses (naaste collega’s).

• Met jouw gedeputeerde maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte, zodat je passende kwaliteit van ondersteuning levert.

• De werkzaamheden behoren tot de reguliere taken van de functie medewerker secretariaat gedeputeerde staten.

• Persoonlijke uitvoering: de werkzaamheden dienen persoonlijk te worden uitgevoerd; vrije vervanging is niet toegestaan.

• De opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht.