Afdelingssecretaris
Functie
Senior afdelingssecretaris — jij bent de rechterhand van de afdelingsmanager en het afdelings-MT en speelt een sleutelrol in de strategische en organisatorische koers van de afdeling.
Wat ga je doen?
• Strategische besluitvorming: inhoudelijk voorbereiden van beleid en besluiten voor de afdelingsmanager en het afdelings-MT ten behoeve van het MT.
• Strategieproces: coördineren van de creatie, updates en opvolging van rapportages, doelstellingen en verantwoordelijkheden.
• MT-regie: agenderen, voorzitten en bewaken van uitvoering en voortgang van MT-overleggen en afgesproken acties.
• Sparringpartner: adviseren en sparren met strategisch- en concernadviseurs over afdelingsgerelateerde zaken; volwaardig gesprekspartner op strategisch niveau.
• Kwaliteitsborging: eerste aanspreekpunt voor kwaliteitsborging van documenten; analyseren en voorbereiden van stukken voor slagvaardige besluitvorming.
• Verbinding en representatie: voorbereiden van interne en externe bezoeken en presentaties van het afdelings-MT en rapporteren van de uitkomsten aan het MT.
• Processen en sturing: houden van het totaaloverzicht, effectief organiseren van processen, schakelen tussen interne en externe belangen en leidinggeven aan overleggen.
Competenties en werkwijze
• Proactief en daadkrachtig — neemt initiatief en stuurt waar nodig.
• Helikopterview — bewaakt integrale samenhang en organisatorische koers.
• Politiek-bestuurlijk sensitief — voelt scherp aan wat in de omgeving en binnen de organisatie speelt.
• Integer en representatief — betrouwbaar klankbord op strategisch niveau.
• Communicatief vaardig — schakelt moeiteloos in woord en geschrift tussen interne en externe belangen.
• Organisatorisch sterk — bewaakt doelen en planning; weet wanneer te sturen of ruimte te geven.
• Domeinoverstijgend werken — verbindt inhoud, organisatiebrede teams, bestuur en externe stakeholders met respect voor verantwoordelijkheden.
Resultaat
• Strategische beleidsadviezen
• Effectief gestuurde MT-processen
• Heldere managementrapportages en een strak bewaakte organisatorische koers die optimaal is ingebed in de divisie.
Eisen
• Kandidaat voldoet aan de gestelde eisen
• Kandidaat is in het bezit van een relevante HBO/WO-opleiding (bijvoorbeeld Bestuurskunde, Bedrijfskunde), maar WO-denkniveau
• Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring als (ambtelijk) secretaris, procesmanager of strategisch adviseur op MT-niveau
• Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring bij een grote, complexe of politiek-bestuurlijke organisatie
• Kandidaat is in het bezit van rijbewijs B
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
Wensen
• Kandidaat heeft ervaring als afdelingssecretaris, directiesecretaresse of managementassistent
• Kandidaat heeft een HBO-/WO diploma in de richting van bestuurskunde, bedrijfskunde of officemanagement
• Kandidaat heeft ervaring bij een complexe organisatie, een drinkwaterbedrijf, Waterschap of gemeente
• Kandidaat voldoet aan de competenties
Competenties
• Bewaakt met een helikopterview de integrale samenhang
• Is politiek-bestuurlijk sensitief
• Fungeert als volwaardig gesprekspartner en integer klankbord op strategisch niveau
• Schakelt in woord en geschrift moeiteloos tussen interne en externe belangen
• Stuurt en leidt overleggen op daadkrachtige wijze
• Werkt domein overstijgend en verbindt inhoud, organisatie brede teams, het bestuur en externe stakeholders met respect voor ieders eigen verantwoordelijkheid
• Is een stevige en proactieve senior afdelingssecretaris
• Voelt haarscherp aan wanneer je de teugels moet aantrekken of juist kan laten vieren
Kerngegevens
Vergelijkbare opdrachten
Proceseigenaar ODV Zorgadministratie
Projectleider Realisatie
Senior Programmasecretaris Energieregio Noordoost-Brabant
Andere opdrachten bij deze opdrachtgever
Afdelingshoofd Kwartiermaker IV/ICT
Projectmanager Technische Systemen
Database Specialist / PIMS-SVS Specialist
Liever dat wij meezoeken?
