Programmasecretaris Powerport

Programmasecretaris Powerport

Context

Het programma Powerport richt zich op de ontwikkeling van energiesystemen, de zeehaven en circulaire economie in en rond Moerdijk. Vanwege de dynamiek en complexiteit is behoefte aan een stevige programmasecretaris die zorgt voor een goed functionerende werkstructuur, coördinatie van de stukkenstroom en bewaking van uitvoering van afspraken en besluiten.

Opdracht

Als programmasecretaris ben jij de spil in de organisatie van het programma. Je zorgt dat interne overlegstructuren werken, acties worden opgevolgd, besluiten navolgbaar zijn vastgelegd en de programmaplanning haalbaar blijft. Je ondersteunt het programmateam, de interne stuurgroep en programmalijnen, zodat inhoudelijke trekkers kunnen leveren en besluitvorming tijdig en goed voorbereid plaatsvindt.

Je werkt in tandem met de programmamanager: de programmamanager stuurt integraal aan; jij organiseert het ritme, bewaakt overzicht en opvolging, en houdt het programma “op de rails”. Je meedenkt, (mee)schrijft waar dat helpt en krijgt dingen voor elkaar.

Taken

• Voorbereiden van agenda’s en stukken voor het programmateam, de stuurgroep en waar nodig programmalijnen; input ophalen bij de juiste mensen en besluitpunten en dilemma’s scherp neerzetten.

• Verslaglegging van overleggen (o.a. stuurgroep en waar nodig programmalijnoverleggen); maken en beheren van actie- en besluitenlijsten.

• Afspraken vastleggen, deadlines en kritieke paden bewaken en opvolging actief aanjagen.

• Organiseren van sessies en contactmomenten met inwoners, inclusief praktische en procesmatige regie (in samenwerking met communicatie/participatie en inhoudelijke rollen).

• Processupport voor programmalijnen: planning, stukkenstroom, terugkoppeling en randvoorwaarden, met behoud van eigenaarschap bij inhoudelijke trekkers.

• Beheren van centrale mailbox(en) samen met de programmaondersteuner en triageren van binnenkomende signalen en vragen; uitzetten bij juiste collega’s en opvolging bewaken.

• Zorgen voor een navolgbaar programmadossier in het zaaksysteem en de Teams-omgeving: vindbaarheid van stukken, helder versiebeheer en traceerbaarheid van besluiten en onderbouwingen, passend bij bestuurlijke gevoeligheid en WOO-opvolging.

Profiel

• Ervaring: Enkele jaren werkervaring (ongeveer 2–5 jaar) in een soortgelijke rol of omgeving.

• Organisatorisch sterk: Je brengt structuur aan, prioriteert, bewaakt afspraken en deadlines en zorgt dat acties echt worden opgevolgd.

• Communicatief vaardig: Je schakelt makkelijk tussen verschillende onderwerpen en niveaus en hebt een vlotte pen om bij te dragen aan diverse stukken.

• Besluitvormingsinzicht: Gevoel voor hoe besluitvorming binnen een gemeente werkt (bestuurlijk en ambtelijk).

• Hands-on mentaliteit: Je krijgt energie van een veelzijdige rol dicht op het programma en betrokken partijen, en draagt bij aan zowel inhoudelijke voortgang als organisatie en uitvoering.